解读库存管理理论的演变_精益管理大师_3A精益管理顾问

  工厂管理来源:工业工程学习网 日期:2006/7/10

  在产品普遍供不应求的过去,单个产品利润高且积压风险小,大多数经销商采用粗放式经营。在竞争日益激烈的今天,单个产品的利润越来越低,这就需要经销商在各个方面提高管理效率,降低管理费用,做好库存管理显得尤为重要。通过有效的库存管理,不仅可以使经销商做同样的生意占用更少的资金,节约资金成本和库房租用成本,更重要的是可以防范断货风险和存货积压风险。企业都不想自己囤积库存,它们会将库存的责任推给供应商。同时大家已日渐意识到,库存其实是一种投资,因而它就要结合公司的策略目标。为要配合市场的需求和实际的运作流程,故此有效的库存管理,也是跨越功能部门的整合。

  一、传统库存管理目的与实施方法

  对于商品流通企业而言,之所以要购入商品,就是为了在一定期限内以高于其成本价的价格把商品销售出去而获得利润。但购入的商品一旦入库,就必然要发生与库存相关的各项费用,即存储费用。在财务管理中必须对此引起高度的重视,因为这些费用均发生在商品销售之前,直接影响到企业的利润。因此,库存管理的目的就是要根据商品的保本期和保利期对存货进行管理,确保尽可能在这两个期限之内将商品销售出去,以实现企业确定的目标利润,避免经营亏损。

  首先,应当明确关于存储费用的几个概念。一般地,商品入库存储期间发生的费用可以按照费用是否随存储时间的长短而变化分为变动费用和固定费用。

  变动费用主要由仓储管理费用、仓储损耗以及商品的持有成本构成。前两项费用比较容易理解,这里不再加以解释。对于商品的持有成本,通常包含两方面的含义:一是企业如果将用于购买商品的资金存入银行或进行证券投资,就可获得利息收入或投资收益,那么这部分收入就是商品的持有成本;二是如果企业用银行贷款购买商品,就需要支付相应的贷款利息,那么这部分利息支出也应视为商品的持有成本。在实际操作中,可以用有关的银行利率或投资收益率为依据,计算持有成本的大小。固定费用是指一些固定不变、不受商品存储时间长短影响的费用。

  根据量本利分析的基本原则,企业的利润获取与商品销售收入、存储费用和时间有非常密切的关系。作为一个管理者,必须对库存商品的保本期和保利期做到心中有数,这样才能有针对性地进行商品的货源组织和销售,确保完成企业预定的目标利润。保本期是指从商品验收入库到商品销售完成,不发生亏损(销售利润为零)的最长存储期限;保利期是指从商品验收入库到商品销售完成,能够实现目标利润的最长存储期限。

  其次,管理人员除了要对库存限量指标做到心中有数,还应该按照不同种类商品所占库存的比例,对库存商品进行科学分类管理,这对于综合性零售行业(例如超市)显得尤为重要。有些存货虽然种类较少(如大宗电器),但数额巨大,在存货余额中所占比例较大;有些存货种类繁多(如日用百货),但价格较低,所以在存货管理中必须要分清主次,我们往往采取ABC分类管理法。

  利用ABC分类法进行库存管理是最简单的一种库存管理方法。这种方法简单易学,对以前凭感觉订货,没有有意识地进行存货管理的经销商效果非常明显。利用ABC分类法可以根据一段时间的销售统计,将所经营的产品分成ABC三类:在销售利润排行榜上,对销售利润贡献达到前80%、品种只占20%左右的为A类产品;对销售利润贡献占到80-95%为B类产品;对销售利润贡献占到最后95-100%为C类产品。通过分类会发现,A类产品虽然品种数量少,但却是获得利润的主要来源,缺货会严重影响销售业绩;B类产品次之;C类产品虽然数量可能占到30-40%之多,但对销售业绩的贡献只有5%,属滞销品,如备货不当,形成积压,就会造成积压损失。所以对不同产品需要不同的存货管理原则:A类货需要多备货,一定不允许出现断货现象;B类货次之;C类货尽量不备货,只需支持样品展示。

  在简单的ABC分类基础上,可以利用台帐管理进一步提高库存管理的水平。台帐是一种至少包含时间、进货量、出货量和存货量四项因素的卡片,分别设置ABC类产品的安全库存、订货点和订货量,登记在台帐上,每天填写台帐上的时间、进货量、出货量和存货量,积累一段时间后,通过记录的数据调节各类产品的安全库存、订货点和订货量达到最优,达到占用资金最少、各类存货比例最佳、断货风险和积压风险最低的管理效果。

  最后,库房里每天都有进、出货在进行,每一次进出货效率的提高都是管理效率的提高。提高进、出货效率可以通过合理规划库房来实现。库房的简单布置原则是:A类产品进出最频繁,要放在最方便和最快进出的位置,如门口,走道两边;B类产品次之;C类产品进出很少,可以放在库房的角落里。每类产品的占用空间可以通过每类产品的安全库存、订货点和订货量进行有效安排。规划好的库房可以按货架、货号绘制成库房规划图,张贴于库房内。

  二、库存管理新概念

  在传统的库存管理中,由于企业未能掌握相关的数据,因而它们往往有过多的库存,以防不时之需,可是此类库存管理一般比实际需要超出很多,也就是说变相地捆绑着资金,减低其有效的流动。

  OPUS是一种库存管理系统,这种系统过去在英国、澳大利亚以及南非的企业应用比较广,2002年被引入亚洲地区,尤其是那些美国的跨国企业的亚洲办事处应用颇广。

  (一)OPUS的背后概念

  为了要优化库存管理,企业要掌握及降低风险至个别零件的层面,因此它们就需要结构性的方法,对风险预测有更佳的管理,以及应用先进的模拟工具。OPUS就结合了科技(策略性模拟软件)和方法(集中处理库存和人等流程),以优化库存管理。传统的库存管理只关心商品或零件项目的补充,却不能因应不同的处境而做出模拟的库存建议,以达到容易又快速地配合变化。此外,也不能为管理层提供策略性数据,以助决策流程。

  OPUS则采用处境模拟工具,以辨认及量化构成库存需要的原因,以改善预测和定出实际的库存目标。它也可制定一套详尽的执行计划;显示那些行动的优先序,以达到用最少工夫在最短时间内做出最大的改善。

  OPUS是一个策略库存管理的系统,结合了库存管理的方法,为需求链优化(demand chain optimization)创出一个强劲的增值方案,在推行时涉及以下5个环节:

  (1)跨功能整合——在大多数企业内,由于不同部门的数据互相矛盾,影响了库存的决定。如财务部门希望低水平的库存,以令流动资本成本降低至最低,销售及市务部则盼望一个高水平的库存,以确保最佳的顾客服务;而生产部却要一个长远的计划,低弹性以达到更高产效。优化的库存流程,就要整合这些不同的因素,平衡这些驱动力量,以制定对整个企业的最佳库存投资。(见下图)

解读库存管理理论的演变

  管理策略和库存的投资与政策

  (2)支援决策的科技——这科技以图像和数字并列的方式,应用了模拟、监控和预计等技术去支援库存的决策流程。

  (3)将数据化为决策资讯——此系统将数据转为有意义的图像,方便理解。

  (4)深入的培训——此系统也包括库存管理的培训机构,令企业客户可尽快取得有价值而实际的专业知识。

  (二)库存的现今意义

  由于现今不少企业都追求适时(Just-in-time)的境界,而在实际的运作上库存却是不可或缺。为免过多资金被压在库存上,企业就要有明确的库存投资和政策,而当中就涉及企业的投资决定和对风险的看法。在考虑上,企业也不能单看其内部供应链的情况,也要看外围供应链的处境,才可有更准确的预计。OPUS就包含了供应商回馈和顾客的预测,这些互动性的模拟和监控功能,便于企业去找出造成之前错误预测的因由,令预测更准确。

  (三)供与求的互动

  库存是一种供与求的互动流程,也涉及企业内的跨部门和企业外的跨企业合作。供应商在发送流程上,有75%的问题都因客户而起,加上现时客户的参与,也可为产品/服务做出增值的意义,他们的回馈令流程改善而省回浪费,在库存方面,企业因知道更准确的需求,而做出更佳的策略性库存部署,免除多余库存,省回仓储、配送和采购的成本。

  三、Toyota的库存案例

  Toyota有多达近13万种不同零件和前线项目(line items)。它采用了OPUS库存管理系统,针对其中1.5万个项目作库存管理,在最短时间收最大效应。对那些构成20%的库存而流动快的零件,做出每周的计划及加速其流转度;对那些构成少于10%的库存而流动慢的零件,则隔较长时段计划,以稳定订购流程;少于18个月的新用零件,则以特别情况处理,以每两或三个月去计划。应用后,Toyota减少了过期和追加订单分别达45%和40%。在6个月内,其零件供应率维持在96%,而库存减少了12%,因而省回了其营运资金的投资。

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